Manuál na Tracker: Porovnání verzí
Skočit na navigaci
Skočit na vyhledávání
m (oprava odkazu na pravidla FČ) značka: přepnuto z Vizuálního editoru |
(úprava sazby kilometrovného) značka: editace z Vizuálního editoru |
||
Řádek 50: | Řádek 50: | ||
# '''Podání k předschválení''' – nyní máte vytvořen tzv. '''koncept''' tiketu. Koncept je potřeba podat k předschválení v oddílu ''Potvrdit'' kliknutím na odkaz '''Podáno k předschválení''' a potvrdit tlačítkem '''Odeslat'''. | # '''Podání k předschválení''' – nyní máte vytvořen tzv. '''koncept''' tiketu. Koncept je potřeba podat k předschválení v oddílu ''Potvrdit'' kliknutím na odkaz '''Podáno k předschválení''' a potvrdit tlačítkem '''Odeslat'''. | ||
# '''Předschválení''' – podáním k předschválení je váš tiket postoupen schvalovatelům. Některý z nich se k tiketu vyjádří – pokud má otázky či připomínky, může přidat pod tiket či do poznámek schvalovatele komentář (když se to stane, dostanete e-mailovou notifikaci). Pokud je vše v pořádku, schvalovatel k tiketu přidá označení '''předschváleno'''. Je třeba počítat s tím, že předschválení (stejně tak schválení) bude několik dní (někdy i týdnů) trvat. Schvalovatel také může přidat podmínku povinného reportu z akce či navrhnout snížení požadované částky. Ani po předschválení nemáte jistotu, že dojde k plnému proplacení nákladů, ale pokud akce proběhne v pořádku, nemusíte se o proplacení bát. Pokud byste po předschválení museli z nějakého důvodu navyšovat plánované výdaje, doporučujeme podat tiket znovu k předschválení. | # '''Předschválení''' – podáním k předschválení je váš tiket postoupen schvalovatelům. Některý z nich se k tiketu vyjádří – pokud má otázky či připomínky, může přidat pod tiket či do poznámek schvalovatele komentář (když se to stane, dostanete e-mailovou notifikaci). Pokud je vše v pořádku, schvalovatel k tiketu přidá označení '''předschváleno'''. Je třeba počítat s tím, že předschválení (stejně tak schválení) bude několik dní (někdy i týdnů) trvat. Schvalovatel také může přidat podmínku povinného reportu z akce či navrhnout snížení požadované částky. Ani po předschválení nemáte jistotu, že dojde k plnému proplacení nákladů, ale pokud akce proběhne v pořádku, nemusíte se o proplacení bát. Pokud byste po předschválení museli z nějakého důvodu navyšovat plánované výdaje, doporučujeme podat tiket znovu k předschválení. | ||
# '''Vyplňování Reálných výdajů''' – nyní je čas na vykonání akce. V momentně, kdy znáte nějaký konkrétní výdaj, vyplňujte jej do kolonky Reálných výdajů. Každý řádek by měl odpovídat jednomu účetnímu dokladu (podobné doklady placené jedním člověkem můžete ale sloučit do stejného řádku, třeba tři účtenky za jídlo na jeden řádek a lístek za MHD a vlak na druhý řádek). U cest autem je třeba do popisu přidat trasu a maximální výše proplacení je | # '''Vyplňování Reálných výdajů''' – nyní je čas na vykonání akce. V momentně, kdy znáte nějaký konkrétní výdaj, vyplňujte jej do kolonky Reálných výdajů. Každý řádek by měl odpovídat jednomu účetnímu dokladu (podobné doklady placené jedním člověkem můžete ale sloučit do stejného řádku, třeba tři účtenky za jídlo na jeden řádek a lístek za MHD a vlak na druhý řádek). U cest autem je třeba do popisu přidat trasu a maximální výše proplacení je 5 Kč na kilometr (pokud je pro cestu autem důvod, více ve [https://www.wikimedia.cz/wiki/Finan%C4%8Dn%C3%AD_pravidla Finančních pravidlech]). Pokud nemá být konkrétní výdaj vyplacen vám, ale někomu jinému (jinému účastníkovi akce či nějakému dodavateli na fakturu), uveďte to do popisu výdaje. Nějaké další změny či poznámky můžete doplnit do popisu tiketu, případně do komentáře pod tiketem. | ||
# '''Přidání dokladů''' | # '''Přidání dokladů''' | ||
#* Všechny reálné výdaje je potřeba doložit účetními doklady (účtenkami, jízdenkami, fakturami,...). Je potřeba dodat '''originály dokladů'''. Není třeba se bát o důvěrnost informací v dokladech uvedených – mají k nim přístup, vedle žadatele, jen pověření schvalovatelé a zaměstnanci spolku. Papírové účtenky a jízdenky s na rubu napsaným číslem tiketu je potřeba zaslat poštou na adresu spolku (Wikimedia Česká republika, Slovenská 21, Praha 2, případně domluvit si s někým ze zaměstnanců spolku osobní předání) a nahrát jejich elektronickou kopii (sken) k tiketu pomocí tlačítka '''Upravit doklady''' v záhlaví tiketu. Pokud máte originál dokladu elektronický (např. e-jízdenka, e-faktura apod.), stačí jej nahrát v elektronické formě k tiketu a není potřeba nic poštou posílat. Důrazně doporučujeme používat elektronické doklady (pokud máte na výběr), ušetříte tím sobě i nám práci. | #* Všechny reálné výdaje je potřeba doložit účetními doklady (účtenkami, jízdenkami, fakturami,...). Je potřeba dodat '''originály dokladů'''. Není třeba se bát o důvěrnost informací v dokladech uvedených – mají k nim přístup, vedle žadatele, jen pověření schvalovatelé a zaměstnanci spolku. Papírové účtenky a jízdenky s na rubu napsaným číslem tiketu je potřeba zaslat poštou na adresu spolku (Wikimedia Česká republika, Slovenská 21, Praha 2, případně domluvit si s někým ze zaměstnanců spolku osobní předání) a nahrát jejich elektronickou kopii (sken) k tiketu pomocí tlačítka '''Upravit doklady''' v záhlaví tiketu. Pokud máte originál dokladu elektronický (např. e-jízdenka, e-faktura apod.), stačí jej nahrát v elektronické formě k tiketu a není potřeba nic poštou posílat. Důrazně doporučujeme používat elektronické doklady (pokud máte na výběr), ušetříte tím sobě i nám práci. |
Aktuální verze z 8. 4. 2024, 23:51
marketa.nadenikova![]() |
administrátorka grantů |
lucie.schubert![]() |
garantka tématu Vzdělávací programy |
lucie.schubert![]() |
garantka tématu Programy pro komunitu |
klara.joklova![]() |
garantka tématu Programy pro partnerství |
klara.joklova![]() |
garantka témat Staff a Operační výdaje |
Tracker je systém spolku Wikimedia ČR, pomocí něhož sledujeme veškeré výdaje a náklady spolku a pomocí něhož může kdokoli žádat o proplacení nákladů, které mu vzniknou v rámci práce pro projekty Wikimedia či spolek. Lidé, kteří mají se spolkem uzavřenou pracovní smlouvu, si kromě nákladů mohou žádat i o proplacení času (mzdy). Samotné proběhlé platby lze sledovat pomocí transparentních účtů spolku.
V Trackeru lze nalézt tzv. tikety (označené číslem a názvem), což je jedna tematicky ohraničená žádost, kterou podává tzv. žadatel (může jím být kdokoli, i nečlen spolku) a posuzuje ji tzv. schvalovatel (pověřený člen či zaměstnanec spolku).
![]() |
Fotoprojekty Fotíme Česko a Mediagrant mají speciální manuál, protože postup proplácení nákladů se v některých ohledech liší. |
Jak požádat o proplacení nákladů
Postup
- Registrace – k používání Trackeru je potřeba se do tohoto systému zaregistrovat.
- Vytvoření tiketu – vytvořte nový tiket, vyplňte požadované údaje včetně rozpočtu (plánované výdaje) a podejte ho k předschválení.
- Pokud chcete požádat o větší finanční podporu nebo si nejste něčím jistí, doporučujeme se ještě před založením tiketu poradit s garantem tématu, jaké jsou vůbec možnosti spolku vzhledem k rozpočtu (v přehledu témat po rozkliknutí vybraného tématu uvidíte garanta a po rozkliknutí podtématu podrobný rozpočet).
- Práce s tiketem – vyčkejte na předschválení tiketu, poté, až vám vzniknou konkrétní výdaje, doplňujte je do reálných výdajů, tiket případně dále upravujte (neměl by být ale výrazně překročen plánovaný rozpočet), přiložte originály dokladů (papírové pošlete poštou a jejich skeny nahrajte k tiketu, elektronické doklady stačí nahrát k tiketu) a tiket podejte ke schválení.
- Schválení a proplacení tiketu – vyčkejte na schválení tiketu a proplacení nákladů.
Podrobný postup |
---|
|
Zásady
- Tiket má být založen a předschválen ještě před vznikem reálných výdajů, přičemž proces předschvalování trvá obvykle několik dní, aby byl čas na připomínky.
- V odůvodněných případech může být o proplacení nákladů požádáno i zpětně (po vzniku nákladů, po proběhnutí akce), v tom případě žadatel postupuje stejně (vizte Postup výše), jen při zakládání tiketu nevyplňuje plánované výdaje, ale rovnou reálné výdaje, a nepodává tiket k předschválení, ale rovnou ke schválení.
- Reálné výdaje má žadatel vyplňovat průběžně, tak jak nastávají, a jasně u nich uvádět, na čí vrub náklad vznikl. Tiket musí být žadatelem podán ke schválení nejpozději dva měsíce po skončení akce.
- Proplacení proběhne až poté, co je tiket schválen a administrátor grantů obdrží originální doklady (včetně papírových účtenek, pokud byly). Pokud mají být některé náklady vyplaceny i jiným účastníkům akce než žadateli, je potřeba zjistit jejich čísla účtů a poslat je administrátorovi.
- Dřívější úhrada nákladu: pokud je váš tiket předschválen a potřebujete, aby nějaký reálný výdaj byl zaplacen co nejdřív, ještě před schválením tiketu (blíží se datum splatnosti faktury apod.), napište garantovi tématu a administrátorovi grantů. Další možností je při zakládání tiketu požádat o zálohu.