Finanční pravidla

Tento předpis popisuje zásady schvalování a proplácení výdajů členům spolku Wikimedia Česká republika a dalším dobrovolníkům podílejícím se na činnosti spolku. Tento předpis platí od 27. května 2020 na základě schválení Radou.

Schvalovací proces

Možná hledáte: Manuál na Tracker

Proces schvalování je navržen v duchu transparentnosti spolku, jednoduchosti a delegování pravomocí na co nejširší skupinu řádných členů, ale zároveň s ohledem na finanční zodpovědnost rady spolku. Vystupují v něm tito klíčoví hráči:

• Žadatel - člen či nečlen, který realizuje cestu či jiný výdaj a žádá o proplacení (na účet žadatele či kohokoliv jiného, kdo nese náklady). Výdaje žadatel eviduje v tzv. ticketech v Trackeru Wikimedia ČR.
• Schvalovatel - schvalovatelem pro všechna témata je vždy předseda spolku, radní pověřený oblastí financí a výkonný ředitel. Další řádní členové spolku a zaměstnanci mohou být pověřeni radou či výkonným ředitelem ke schvalování v konkrétním tematickém okruhu. Pokud je žadatel o finanční prostředky nebo jejich příjemce zároveň oprávněným schvalovatelem, je z rozhodování pro daný ticket vyloučen s výjimkou proplácení oprávněných nákladů. Seznam schvalovatelů pro dané téma je vždy uveden v Trackeru.

Schvalování výdajů probíhá následujícím způsobem:

1. Žadatel v Trackeru eviduje své plánované výdaje, které mají být uhrazeny z prostředků spolku. Pokud žadatel uskuteční výdaj před předschválením ticketu, nevzniká mu automatické právo na jeho uznání.

   Cesty v rámci témat Mediagrantu/Fotíme Česko – pokud žadatel během cesty dodržuje všechna pravidla tématu, pro které fotografuje – se předem nepodávají ke schválení.

2. Pro každou aktivitu založí jeden ticket v Trackeru, případně využije dlouhodobého ticketu.

   Pokud nemá žadatel během zakládání ticketu dostatek informací, ale prodlením by mohlo dojít k ohrožení plánované akce, může žadatel podat ticket i bez přesného rozpočtu či popisu s příslušným vysvětlením, proč to bylo nutné.

3. Jakmile žadatel ticket vyplní včetně plánovaného rozpočtu, podá jej k předschválení. Jednou denně schvalovatelé obdrží e-mailem seznam ticketů, které byly v uplynulých 72 hodinách podány k předschválení či schválení, V případě výdaje nad 50 tis. Kč (neplatí pro opakované výdaje na základě podepsaných smluv) požádá schvalovatel o schválení Radu (na nástěnce či během zasedání).
4. Po uskutečnění akce a zadání reálných výdajů v ticketu schvalovatel výdaje (či jejich část vyjádřenou procenty) schválí a označí tím ticket k proplacení. Pokud výdaje přesáhnou plánovaný rozpočet, nevzniká žadateli automatické právo k proplacení těchto výdajů.

   Člen Rady nebo výkonný ředitel může jakýkoliv ticket podat ke druhému schválení do týdne či do proplacení ticketu (co nastane dříve), existují-li pochyby o existujícím schválení. Další schválení musí být uskutečněno jiným schvalovatelem, než původním.

5. Schválené tickety a k nim příslušné účetní doklady eviduje a zpracovává administrátor. O nových ticketech, které byly schváleny a jsou připraveny k proplacení, informuje vždy ve vhodný čas výkonného ředitele nebo jím pověřenou osobu.
6. Proplácení ticketů zajišťuje výkonný ředitel spolku nebo jím pověřená osoba, a to zpravidla převodem z transparentních účtů spolku nebo platební kartou, v mimořádných případech hotově z pokladny. V případě pochybností o oprávněnosti výdajů či jejich schválení, porušení finančních pravidel nebo pochybnosti o identitě příjemce má výkonný ředitel právo výdaj neproplatit.
7. Proplacení výdaje nad 50 tis. Kč potvrzuje též předseda nebo radní pověřený oblastí financí.
8. V naléhavých mimořádných případech, může o výdaji rozhodnout a proplatit jej bez předchozího schválení či předschválení ticketu předseda spolku, radní pověřený oblastí financí či výkonný ředitel.

Cestovní výdaje

Spolek může poskytnout svým členům a dalším dobrovolníkům, kteří vykonávají cesty pro pobočku, stravné, náhradu jízdních výdajů, výdajů za ubytování a nutných vedlejších výdajů (např. vstupenky, parkovné). Jde o obdobu služebních cest zaměstnanců (v tomto případě se však cesty neřídí zákoníkem práce). Případy zde neuvedené se řídí principy hospodárnosti a účelnosti. Tato sekce se netýká proplácení výdajů za cesty uskutečňované v rámci fotodokumentace České republiky (program Mediagrant a Fotíme Česko). Proplácení nákladů těchto cest se řídí podle aktuálních pravidel daného programu.

Ticket by měl obsahovat následující informace:

• datum začátku a konce cesty,
• jestli se jede autem nebo veřejnou dopravou (u auta i případní spolucestující),
• jak je zajištěno ubytování (přibližná cena) a jaké další vyšší výdaje se předpokládají.

Schvalovatel může snížit proplacenou částku nebo rozhodnout o neproplacení některých cestovních výdajů, pokud byl způsob cesty nehospodárný nebo neúčelný či z jiných zvlášť závažných důvodů.

Samostatný ticket lze často nahradit záznamem ve zřízeném hromadném ticketu na cestovné členů a dobrovolníků.

Stravné

V případě schválení stravného členům a dobrovolníkům se proplacení řídí stejnými pravidly jako proplácení stravného zaměstnancům dle zákoníku práce. Dobrovolníkům a členům, kteří cestují v rámci grantů, se poskytuje stravné pouze v případě, že to pravidla grantu umožňují.

Cestovní pojištění zaměstnanců a dobrovolníků

Zaměstnanci vyslaní na zahraniční pracovní cestu jsou povinni mít předem uzavřené cestovní pojištění. Pojištění si mohou sjednat sami, případně mohou požádat administrativní pracovnici o jeho zajištění. Cestovní pojištění je nezbytnou podmínkou pro uskutečnění zahraniční pracovní cesty, a zaměstnanec nesmí vycestovat bez obdržení asistenční karty a certifikátu pojištění. Náklady na pojištění jsou považovány za nutné vedlejší výdaje a budou proplaceny na základě doložených dokladů v rámci vyúčtování cestovního příkazu. V případě potřeby připojištění během cesty se forma a způsob dohodnou předem. Dobrovolníci si pojištění zajišťují na vlastní náklady, pokud není stanoveno jinak v pravidlech konkrétního projektu.

Jízdní výdaje

• Při cestě veřejnou dopravou se proplácí cena doložených jízdenek včetně městské dopravy.
• Při předložení dražších jízdenek se proplácí 100 % nejvýhodnějšího komfortního, ale ekonomického způsobu dopravy.
• Při cestě autem se proplácí 5,00 Kč za km. Spolek při těchto cestách může požadovat po řidiči čestné prohlášení, že délka a náklady cesty odpovídají uvedené výši a cesta proběhla v souladu s principy našich projektů.
• Při cestách na místa dobře dostupná veřejnou dopravou se proplácí jízda autem jen v odůvodněných případech (přeprava materiálu, většího počtu osob, potřeba auta v místě atd.). Pokud cestující i přesto použije auto, proplácí se 100 % ceny jízdenky podle druhého bodu.
• V letecké dopravě se proplácí bookovací třídy economy. Pokud není zavazadlo nebo jídlo obsaženo v ceně letenky, proplácí se jedno zapsané zavazadlo a při letech na středně dlouhou vzdálenost jedno jídlo, při letech na dlouhou vzdálenost dvě jídla.

Výdaje za ubytování

Výdaje se proplácejí pouze na základě dokladu o zaplacení (stvrzenka, zaplacená faktura).

Další výdaje spolku

Investice

Návrh na pořízení nespotřebního majetku může podat kdokoliv. Při schvalování se vyhodnocuje, kolik členů či projektů spolku majetek využije nebo pro jaký konkrétní účel se majetek využije při plnění cílů spolku. Vybraný hmotný majetek se eviduje na stránce Evidence majetku na interní wiki spolku. Majetek je standardně uložen v kanceláři spolku a používá se výhradně pro spolkové účely. Výkonný ředitel může stanovit, že některá část majetku je určena k půjčování členům. Pokud tak rozhodne, určí pravidla těchto výpůjček. Takové vypůjčení majetku se eviduje na speciální přehledové stránce, na které je z Evidence majetku odkázáno.

Spotřební materiál

Spotřební materiál, jako kancelářské potřeby a papírnictví či poštovní ceniny, je uložen v kanceláři.

Opakované výdaje

Opakované výdaje, např. výdaje na provoz kanceláře, administruje výkonný ředitel nebo jím pověřená osoba.

Starší verze pravidel

• Zásady pro proplácení cestovních výdajů a stravného členům spolku která platila od 10. 5. 2010 do 31. 1. 2015.
• Finanční pravidla platná od 1. 2. 2016 do 26. 5. 2020 (detaily změn jsou vidět i v historii této stránky)