Manuál na Tracker

Kontakty

jana.landsingerovawikimedia.cz	administrátorka grantů
lucie.schubertwikimedia.cz	garantka tématu Vzdělávací programy
natalia.szelachowskawikimedia.cz	garantka tématu Programy pro komunitu
eva.velewikimedia.cz	garantka tématu Programy pro partnerství
klara.joklovawikimedia.cz	garantka témat Staff a Operační výdaje

Tracker je systém spolku Wikimedia ČR, pomocí něhož sledujeme veškeré výdaje a náklady spolku a pomocí něhož může kdokoli žádat o proplacení nákladů, které mu vzniknou v rámci práce pro projekty Wikimedia či spolek. Lidé, kteří mají se spolkem uzavřenou pracovní smlouvu, si kromě nákladů mohou žádat i o proplacení času (mzdy). Samotné proběhlé platby lze sledovat pomocí transparentních účtů spolku.

V Trackeru lze nalézt tzv. tikety (označené číslem a názvem), což je jedna tematicky ohraničená žádost, kterou podává tzv. žadatel (může jím být kdokoli, i nečlen spolku) a posuzuje ji tzv. schvalovatel (pověřený člen či zaměstnanec spolku).

Fotoprojekty Fotíme Česko a Mediagrant mají speciální manuál, protože postup proplácení nákladů se v některých ohledech liší.

Jak požádat o proplacení nákladů

Postup

1. Registrace – k používání Trackeru je potřeba se do tohoto systému zaregistrovat.
2. Vytvoření tiketu – vytvořte nový tiket, vyplňte požadované údaje včetně rozpočtu (plánované výdaje) a podejte ho k předschválení.
   • Pokud chcete požádat o větší finanční podporu nebo si nejste něčím jistí, doporučujeme se ještě před založením tiketu poradit s garantem tématu, jaké jsou vůbec možnosti spolku vzhledem k rozpočtu (v přehledu témat po rozkliknutí vybraného tématu uvidíte garanta a po rozkliknutí podtématu podrobný rozpočet).
3. Práce s tiketem – vyčkejte na předschválení tiketu, poté, až vám vzniknou konkrétní výdaje, doplňujte je do reálných výdajů, tiket případně dále upravujte (neměl by být ale výrazně překročen plánovaný rozpočet), přiložte originály dokladů (papírové pošlete poštou a jejich skeny nahrajte k tiketu, elektronické doklady stačí nahrát k tiketu) a tiket podejte ke schválení.
4. Schválení a proplacení tiketu – vyčkejte na schválení tiketu a proplacení nákladů.

Podrobný postup

Po registraci do Trackeru je třeba si v osobních údajích (změnit údaje) vyplnit číslo bankovního účtu. Je důrazně doporučeno zaregistrovat se pod stejným nebo co nejpodobnějším jménem, které používáte v projektech Wikimedia. V nastavení je pak možné a doporučené si účet na Trackeru propojit s Wikimedia účtem. Na hlavní straně Trackeru klikněte vpravo nahoře na tlačítko Vytvořit nový tiket. Dostanete se do formuláře, kde je potřeba vyplnit následující kolonky (i po vyplnění a uložení budete moci všechny tyto údaje v případě potřeby upravit): Datum akce – napište den konání akce. Pokud je akce vícedenní či dlouhodobá, napište první den konání akce. Název – vaši žádost (tiket) stručně pojmenujte (např. Editaton v Písku, jaro 2019) Téma – vyberte téma, pod které tiket zařadíte. Po vybrání určitého tématu uvidíte pod políčkem popisek tématu. Podrobný popis témat a podtémat, včetně jejich rozpočtu, naleznete zde. Podtéma – následně je potřeba vybrat ještě Podtéma. Po vybrání určitého podtématu opět uvidíte jeho popisek včetně celkového rozpočtu podtématu. Odkaz na report – kolonku nechte zatím prázdnou. Pokud schvalovatel bude report žádat, doplníte jej po proběhnutí akce (před tím, než podáte tiket ke schválení). Odkaz na akci – je nepovinný, ale pokud je někde podrobný popis akce, např. stránka na Wikipedii, facebooková událost, info na webu pořádající instituce,... dejte sem odkaz. Popis – sem napište všechny důležité informace, které by měli vědět schvalovatelé, aby mohli vaši žádost co nejlépe posoudit. Záloha – vyplňte jen tehdy, pokud víte, že budete potřebovat část žádaných peněz (nebo všechny peníze) předem. Normálně se peníze vyplácí až po finálním schválení po proběhnutí akce, ale pokud vyplníte zálohu a tiket vám bude předschválen, zálohu dostanete dřív (po předschválení je třeba se spojit s garantem tématu a administrátorem grantů, aby bylo jasné, jak má být záloha vyplacena – jestli např. na účet žadatele, nebo formou proplacení faktur přímo dodavatelům) (pozor, u faktur musí být odběratelem spolek, ne žadatel). Cestovali jste autem? – zatím ignorujte. Pokud součástí žádosti bude i proplacení cesty autem, zaškrtnete toto políčko později, až před podáním tiketu ke schválení. Plánované výdaje – vyplňte přibližným rozpočtem. U částek, které je těžké odhadnout, uvádějte spíš vyšší odhad (v popisku upřesněte, že jde o odhad). Políčko mzdový zaškrtávejte pouze pokud máte s Wikimedia ČR pracovní smlouvu a jde o proplácení času (mzdu). Příklad, jak můžou vyplněné plánované výdaje vypadat, je např. zde. Reálné výdaje – zatím nevyplňujte. Ledaže byste už nyní, před uskutečním akce, věděli o nějakých přesných částkách (např. máte fakturu k proplacení prostor). Uložit – kliknutím potvrďte. (Po uložení se můžete přes hlavní stránku tiketu, přes tlačítko Upravit tiket vlevo nahoře, kdykoli vrátit k formuláři a upravit či přidat nějaké údaje.) Podání k předschválení – nyní máte vytvořen tzv. koncept tiketu. Koncept je potřeba podat k předschválení v oddílu Potvrdit kliknutím na odkaz Podáno k předschválení a potvrdit tlačítkem Odeslat. Předschválení – podáním k předschválení je váš tiket postoupen schvalovatelům. Některý z nich se k tiketu vyjádří – pokud má otázky či připomínky, může přidat pod tiket či do poznámek schvalovatele komentář (když se to stane, dostanete e-mailovou notifikaci). Pokud je vše v pořádku, schvalovatel k tiketu přidá označení předschváleno. Je třeba počítat s tím, že předschválení (stejně tak schválení) bude několik dní (někdy i týdnů) trvat. Schvalovatel také může přidat podmínku povinného reportu z akce či navrhnout snížení požadované částky. Ani po předschválení nemáte jistotu, že dojde k plnému proplacení nákladů, ale pokud akce proběhne v pořádku, nemusíte se o proplacení bát. Pokud byste po předschválení museli z nějakého důvodu navyšovat plánované výdaje, doporučujeme podat tiket znovu k předschválení. Vyplňování Reálných výdajů – nyní je čas na vykonání akce. V momentně, kdy znáte nějaký konkrétní výdaj, vyplňujte jej do kolonky Reálných výdajů. Každý řádek by měl odpovídat jednomu účetnímu dokladu (podobné doklady placené jedním člověkem můžete ale sloučit do stejného řádku, třeba tři účtenky za jídlo na jeden řádek a lístek za MHD a vlak na druhý řádek). U cest autem je třeba do popisu přidat trasu a maximální výše proplacení je 4,5 Kč na kilometr (pokud je pro cestu autem důvod, více ve Finančních pravidlech). Pokud nemá být konkrétní výdaj vyplacen vám, ale někomu jinému (jinému účastníkovi akce či nějakému dodavateli na fakturu), uveďte to do popisu výdaje. Nějaké další změny či poznámky můžete doplnit do popisu tiketu, případně do komentáře pod tiketem. Přidání dokladů Všechny reálné výdaje je potřeba doložit účetními doklady (účtenkami, jízdenkami, fakturami,...). Je potřeba dodat originály dokladů. Není třeba se bát o důvěrnost informací v dokladech uvedených – mají k nim přístup, vedle žadatele, jen pověření schvalovatelé a zaměstnanci spolku. Papírové účtenky a jízdenky s na rubu napsaným číslem tiketu je potřeba zaslat poštou na adresu spolku (Wikimedia Česká republika, Slovenská 21, Praha 2, případně domluvit si s někým ze zaměstnanců spolku osobní předání) a nahrát jejich elektronickou kopii (sken) k tiketu pomocí tlačítka Upravit doklady v záhlaví tiketu. Pokud máte originál dokladu elektronický (např. e-jízdenka, e-faktura apod.), stačí jej nahrát v elektronické formě k tiketu a není potřeba nic poštou posílat. Důrazně doporučujeme používat elektronické doklady (pokud máte na výběr), ušetříte tím sobě i nám práci. Pouze u cesty autem se doklady nenahrávají (ani např. účtenky za benzín), ale žadatel musí jít do režimu Upravit tiket, tam zaškrtnout políčko Cestovali jste autem? a dalším kliknutím přidat své čestné prohlášení, že náklady uvedené v Reálných výdajích jsou pravdivé. Pokud jsou všechny doklady nahrány k tiketu a papírové doklady jste odeslali poštou, klikněte v oddílu Potvrdit na odkaz Účtenky poslány a potvrďte tlačítkem Odeslat. Podání ke schválení – pokud je tiket z vaší strany hotový (kompletní Reálné výdaje i popis a vyplněný odkaz na report, byl-li povinný), klikněte v oddílu Potvrdit na odkaz Podáno ke schválení a potvrďte tlačítkem Odeslat. Pozor, platí zásada, že tiket musí být podán ke schválení nejpozději dva měsíce po skončení akce, vizte podmínky pro pořádání akcí. Schválení – podáním ke schválení je váš tiket znovu postoupen schvalovatelům, kteří ho posoudí. Udělí mu hodnocení (0–100 procent) a podle toho vám budou proplaceny náklady.

Zásady

• Tiket má být založen a předschválen ještě před vznikem reálných výdajů, přičemž proces předschvalování trvá obvykle několik dní, aby byl čas na připomínky.
• V odůvodněných případech může být o proplacení nákladů požádáno i zpětně (po vzniku nákladů, po proběhnutí akce), v tom případě žadatel postupuje stejně (vizte Postup výše), jen při zakládání tiketu nevyplňuje plánované výdaje, ale rovnou reálné výdaje, a nepodává tiket k předschválení, ale rovnou ke schválení.
• Reálné výdaje má žadatel vyplňovat průběžně, tak jak nastávají, a jasně u nich uvádět, na čí vrub náklad vznikl. Tiket musí být žadatelem podán ke schválení nejpozději dva měsíce po skončení akce.
• Proplacení proběhne až poté, co je tiket schválen a administrátor grantů obdrží originální doklady (včetně papírových účtenek, pokud byly). Pokud mají být některé náklady vyplaceny i jiným účastníkům akce než žadateli, je potřeba zjistit jejich čísla účtů a poslat je administrátorovi.
• Dřívější úhrada nákladu: pokud je váš tiket předschválen a potřebujete, aby nějaký reálný výdaj byl zaplacen co nejdřív, ještě před schválením tiketu (blíží se datum splatnosti faktury apod.), napište garantovi tématu a administrátorovi grantů. Další možností je při zakládání tiketu požádat o zálohu.